Política de privacidad y tratamiento de datos personales

Última actualización: 27 de agosto de 2026

Aquí te contamos, en palabras sencillas, qué datos personales maneja ReservaBot, para qué los usamos, con quién los compartimos y cómo puedes pedirnos que los consultemos, los corrijamos o los borremos.

1. Quiénes somos y cómo contactarnos

Esta política aplica a ReservaBot, un software de agendamiento de citas en la nube (SaaS) para barberías y salones de uñas, disponible en el sitio web https://reservabot.online.

Datos de contacto para cualquier asunto relacionado con datos personales:

• Titular del servicio: ReservaBot
• Correo electrónico: johandarioalarcon@gmail.com
• WhatsApp: +57 316 120 8714
• País de operación: Colombia. El servicio funciona 100% en la nube, sin oficina de atención al público.

El correo electrónico es el canal oficial para presentar consultas y reclamos sobre datos personales.

2. A quién le aplica esta política

Este documento cubre a tres tipos de personas, y para cada una manejamos datos distintos:

• Visitantes de nuestra página web (https://reservabot.online): personas que entran a conocer el producto.
• Negocios contratantes y su equipo: el dueño de la barbería o del salón que contrata ReservaBot, y los profesionales que trabajan con él.
• Clientes finales del negocio: las personas que reservan una cita a través del enlace de reservas del negocio.

3. Quién es el responsable de los datos: el negocio o ReservaBot

Esta es la parte más importante de entender, y la explicamos con una comparación sencilla.

Imagina que tu barbería tiene un cuaderno donde anotas las citas. El cuaderno es tuyo, la información que escribes en él es tuya, y tú decides qué anotas y qué borras. ReservaBot es como ese cuaderno, pero digital: nosotros fabricamos y cuidamos el cuaderno, pero la información que se escribe adentro sigue siendo del negocio.

El negocio es el RESPONSABLE

El negocio que contrata ReservaBot es el responsable del tratamiento de los datos de sus propios clientes. Esto significa que el negocio:

• Decide qué datos recoge de sus clientes y para qué los usa.
• Debe informar a sus clientes sobre el tratamiento de sus datos y contar con su autorización.
• Debe atender las solicitudes de sus clientes cuando quieran conocer, corregir o eliminar su información.
• Es quien responde ante las autoridades por el uso que le da a esa información.

ReservaBot es el ENCARGADO

ReservaBot actúa como encargado del tratamiento: guardamos y procesamos esos datos en nombre del negocio y siguiendo sus instrucciones. Nosotros no usamos la base de clientes de un negocio para fines propios, no la vendemos y no la compartimos con otros negocios.

Cada negocio ve únicamente los datos de su propio negocio. Un negocio nunca puede ver las citas, los clientes ni los reportes de otro.

Cuando se trata de los datos del dueño del negocio y de su equipo (la cuenta que contrata el servicio), ahí sí ReservaBot actúa como responsable, porque esos datos los necesitamos para prestarle el servicio y facturarle.

4. Qué datos recogemos y para qué

4.1 De los visitantes de nuestra página web

Prácticamente ninguno. La página https://reservabot.online es informativa: no tiene formularios de contacto, no pide correo ni teléfono, y todos los botones abren una conversación de WhatsApp. Si nos escribes por WhatsApp, tendremos tu número y lo que decidas contarnos, y lo usaremos únicamente para responderte y explicarte el servicio.

4.2 Del negocio contratante y su equipo

• Del negocio: nombre del negocio, dirección, teléfono, correo electrónico, logo, servicios y precios.
• De los profesionales: nombre, teléfono, correo, edad, foto, PIN de acceso y porcentaje de comisión.
• De los usuarios del panel: nombre, correo electrónico, contraseña (guardada cifrada) y rol (dueño o colaborador administrativo) de cada persona a la que el negocio le dé acceso al panel.

Finalidades: crear y mantener la cuenta, mostrar la información del negocio en el chat de reservas, permitir que cada profesional entre a su portal, calcular comisiones y liquidaciones, generar reportes, dar soporte técnico y gestionar el cobro mensual del plan.

4.3 De los clientes finales del negocio

• Nombre y número de celular.
• Historial de citas: servicio, profesional, fecha, hora, estado de la cita y precio.
• Respuestas a las encuestas de satisfacción, cuando el cliente decide contestarlas.
• Un identificador aleatorio (UUID) que se guarda en el navegador del cliente.
• La suscripción a notificaciones push del navegador, solo si el cliente la autoriza.
• Si el negocio le vende un paquete o membresía prepagada: el nombre del plan, el valor pagado, el medio de pago y los servicios que va usando.
• El punto en el que quedó su conversación en el chat (por ejemplo, qué servicio ya eligió), para poder retomar donde iba.
• Una marca interna que el negocio puede activar si decide bloquear a un cliente que abusa del agendamiento.

Finalidades: agendar y confirmar la cita, permitir que el cliente vea y cancele sus citas futuras, enviar el recordatorio de la cita, llevar el historial del negocio y elaborar los reportes de asistencia e ingresos del negocio.

El cliente final no crea cuenta ni contraseña. Solo escribe su nombre y su celular al reservar.

4.4 Sobre los pagos

Queremos ser muy claros en esto: ReservaBot no procesa pagos. No tenemos pasarela de pagos ni carrito de compras.

• No guardamos números de tarjeta de crédito o débito.
• No guardamos números de cuenta bancaria ni claves.
• Lo único que se registra es un texto que dice cómo pagó el cliente en el negocio: efectivo, Nequi, transferencia o membresía prepagada (cuando la cita se descuenta de un paquete que el cliente ya había comprado). Eso es todo. Sirve para que el dueño sepa cómo le pagaron.

El pago del plan mensual de ReservaBot se acuerda directamente por WhatsApp con el negocio. No hay cobros automáticos a una tarjeta.

4.5 Direcciones IP

Cuando alguien reserva por primera vez, el sistema mira de forma temporal la dirección IP desde la que llega la solicitud. Lo hacemos por una sola razón: evitar abusos, es decir, impedir que una misma conexión cree cientos de clientes falsos en un día y le dañe la agenda al negocio. No usamos la IP para perfilar personas, ni para publicidad, ni para saber dónde vive nadie.

5. Almacenamiento en el navegador, cookies y Google Fonts

5.1 El identificador (UUID) del cliente final

Como el cliente final no crea cuenta ni contraseña, el chat de reservas necesita alguna forma de reconocerlo cuando vuelve, para poder mostrarle sus citas y dejarlo cancelarlas. Para eso se genera un identificador aleatorio (UUID): una especie de código sin significado, tipo "a3f9-...", que se guarda en el almacenamiento local (localStorage) del navegador del cliente.

Ese código no contiene el nombre ni el número de nadie: es solo una llave. Si el cliente borra los datos de su navegador, cambia de celular o usa el modo incógnito, ese código se pierde y el chat lo saluda como alguien nuevo. Cuando vuelve a escribir el mismo número de celular, el sistema reconoce que ya era cliente del negocio y vuelve a mostrarle su historial de citas.

5.2 La sesión del portal de profesionales

Los profesionales entran con un PIN de 4 dígitos y no tienen cuenta de usuario. Al ingresar, el sistema deja una cookie técnica en su navegador que recuerda durante 30 días qué profesional inició sesión, para que no tenga que escribir el PIN cada vez. Se elimina al pulsar «Salir» o al borrar los datos del navegador.

5.3 Cookies y analítica

Nuestra página web pública (reservabot.online) no usa cookies y no usa herramientas de analítica. No tenemos Google Analytics, ni píxel de Facebook, ni Hotjar, ni nada parecido. Tampoco hacemos seguimiento publicitario.

La aplicación de agendamiento sí usa cookies estrictamente técnicas y necesarias para funcionar: la de sesión del panel de administración y la del portal de profesionales descrita arriba. Ninguna de ellas sirve para publicidad ni para seguimiento.

5.4 Google Fonts

Nuestra página carga las tipografías (las letras con las que está escrita) desde el servicio Google Fonts. Esto quiere decir que, al abrir la página, el navegador del visitante le hace una petición a los servidores de Google y, como en cualquier petición de internet, Google recibe la dirección IP del visitante. Lo mencionamos por transparencia. Nosotros no recibimos ni guardamos ninguna información por ese camino.

6. Notificaciones push

ReservaBot puede enviar notificaciones push web: esos avisitos que aparecen en el celular o el computador aunque la página no esté abierta. Se usan para dos cosas: recordarle la cita al cliente y avisarle al profesional que le entró una cita nueva.

• Requieren permiso explícito. El navegador siempre pregunta primero. Si no aceptas, no te llega ninguna notificación.
• Cuando aceptas, el navegador crea una suscripción (una dirección técnica a la que se envía el aviso) y esa suscripción queda guardada asociada a tu registro de cliente, de modo que sirve también para tus próximas citas hasta que la desactives. Se usa tecnología estándar Web Push con claves VAPID.
• Puedes desactivarlas cuando quieras desde los ajustes de tu navegador, en la sección de permisos o notificaciones del sitio. Al hacerlo, la suscripción deja de funcionar y no te llegan más avisos.
• La anticipación con la que se envía el recordatorio la configura cada negocio.

Las notificaciones son solo sobre citas. No las usamos para enviar publicidad de ReservaBot.

7. Con quién compartimos los datos

No vendemos datos personales. No los alquilamos. No los entregamos a anunciantes ni los usamos para publicidad de terceros.

Los datos se comparten únicamente con quienes son necesarios para que el servicio funcione:

• Proveedor de alojamiento e infraestructura en la nube: es el servidor donde vive la aplicación y la base de datos. Sin él, el software no puede funcionar.
• Servicio de mensajería del navegador: para que llegue una notificación push, el aviso pasa por el servicio de mensajería del navegador que use la persona (por ejemplo, el de Google para Chrome o el de Mozilla para Firefox). Es la única forma técnica de entregar este tipo de avisos.
• Autoridades competentes: cuando exista una orden judicial o un requerimiento legal que nos obligue a entregar información.

Como el servicio funciona en la nube, la información puede quedar guardada en servidores ubicados fuera de Colombia. Al usar ReservaBot, el negocio acepta que sus datos salgan del país para este único fin: que el sistema funcione. No se usan para nada más.

8. Por cuánto tiempo guardamos los datos

• Los datos del negocio y de sus clientes se conservan mientras el negocio tenga el servicio activo, porque son su historial de trabajo: agenda, reportes, comisiones y clientes.
• Si el negocio deja de usar ReservaBot, conservamos su información durante sesenta (60) días para que pueda volver o pedir una copia. Cumplido ese plazo, o antes si el negocio lo solicita por escrito, eliminamos la información de nuestros sistemas de forma manual, salvo lo que una norma legal, contable o tributaria nos obligue a conservar.
• El negocio puede pedirnos en cualquier momento la eliminación de la información de su cuenta escribiendo a johandarioalarcon@gmail.com.
• Las direcciones IP usadas como protección anti-abuso se manejan de forma temporal y no se conservan como un historial de navegación.
• Podemos conservar cierta información por más tiempo cuando una norma legal, contable o tributaria nos obligue a hacerlo.

9. Medidas de seguridad

Aplicamos medidas razonables de seguridad para proteger la información, acordes con el tamaño y el tipo de servicio que prestamos:

• Conexión cifrada (HTTPS): la información viaja protegida entre el navegador y el servidor.
• Separación de datos por negocio: cada negocio accede solo a su propia información.
• Accesos por rol: el dueño, el profesional y el cliente final ven cosas distintas. Un profesional, por ejemplo, no ve los reportes financieros del negocio.
• Contraseñas protegidas: las contraseñas de administrador y los PIN se guardan cifrados, no en texto plano. Nadie de ReservaBot puede leerlos.
• Acceso restringido: solo el personal necesario para dar soporte técnico puede acceder al sistema.

Queremos ser honestos: ningún sistema en internet es 100% infalible, y no tenemos certificaciones internacionales de seguridad. Hacemos lo razonable y lo mantenemos actualizado, pero no prometemos lo que no podemos garantizar. Si llegara a ocurrir un incidente que afecte datos personales, avisaremos a los negocios afectados y a las autoridades cuando la ley lo exija.

El negocio también tiene su parte: debe cuidar su contraseña de administrador, no compartirla, y asignar los PIN de sus profesionales con responsabilidad.

10. Tus derechos como titular de los datos

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y, donde aplique, la Ley 1266 de 2008, toda persona cuyos datos estén en el sistema tiene derecho a:

• Conocer qué datos tuyos existen y cómo se están usando.
• Actualizar y rectificar los datos que estén desactualizados, incompletos o equivocados.
• Suprimir tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Revocar la autorización que diste para el tratamiento de tus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que la ley no la exige.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Ser informado, si lo pide, sobre el uso que se le ha dado a sus datos.

11. Cómo ejercer tus derechos

Escríbenos a johandarioalarcon@gmail.com indicando:

• Tu nombre completo y un dato de contacto para responderte.
• Qué quieres hacer: conocer, actualizar, corregir, eliminar o revocar la autorización.
• El nombre del negocio en el que reservaste, si eres cliente final. Esto es indispensable para encontrar tu información.

Los plazos que manda la ley y que cumplimos son:

• Consultas: se responden en máximo diez (10) días hábiles. Si necesitamos más tiempo, te decimos por qué y te respondemos a más tardar cinco (5) días hábiles después.
• Reclamos: se atienden en máximo quince (15) días hábiles desde el día siguiente a que llegan. Si necesitamos más tiempo, te decimos por qué y lo resolvemos a más tardar ocho (8) días hábiles después.

Si eres cliente final de una barbería o salón, recuerda que el responsable de tus datos es ese negocio. Puedes dirigirte directamente a él, y también a nosotros: si nos escribes, trasladaremos tu solicitud al negocio o la atenderemos siguiendo sus instrucciones, y te avisaremos.

Si consideras que tu solicitud no fue atendida como debía, puedes presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), que es la autoridad de protección de datos en Colombia. Antes de acudir a la SIC, la ley pide que hayas agotado el trámite de reclamo directamente con el responsable o el encargado.

12. Datos de menores de edad

ReservaBot no está dirigido a menores de edad y no busca recoger sus datos directamente.

Sabemos que en una barbería es normal que agenden citas para niños. En ese caso, quien registra la cita es el negocio o el adulto acompañante, y es el negocio quien debe contar con la autorización de los padres o representantes legales del menor, respetando el interés superior del niño y sus derechos fundamentales, como lo exige la Ley 1581 de 2012.

Si detectamos que se registraron datos de un menor sin la autorización debida y se nos informa, procederemos a eliminarlos.

13. Autorización

Al usar el chat de reservas, el cliente final autoriza al negocio y a ReservaBot, en calidad de encargado, a tratar sus datos para las finalidades descritas en esta política. Al contratar el servicio, el negocio autoriza a ReservaBot a tratar sus datos y los de su equipo para prestarle el servicio.

La autorización se puede revocar en cualquier momento por el correo indicado, salvo que exista un deber legal o contractual que obligue a conservar la información.

14. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política cuando cambie el producto, la ley o la forma en que trabajamos. La versión vigente siempre estará publicada en https://reservabot.online/legal/privacidad.html, con su fecha de última actualización al inicio.

Si el cambio es importante y afecta la forma en que tratamos los datos, avisaremos a los negocios contratantes por el correo o el WhatsApp registrado. Seguir usando el servicio después del aviso significa que aceptas la versión actualizada.

15. Contacto

Para cualquier duda, solicitud o reclamo sobre datos personales:

• Correo: johandarioalarcon@gmail.com
• WhatsApp: +57 316 120 8714
• Sitio web: https://reservabot.online

Te respondemos con gusto y en lenguaje claro. Si algo de esta política no te quedó claro, escríbenos y te lo explicamos.

Esta política se complementa con nuestros Términos y condiciones.